Si tu empresa despliega sistemas de IA y ya los tiene documentados, esto va de lo que viene después. Casi todo lo que se escribe sobre gobernanza de IA describe cómo llegar a un estado: clasificar, documentar, designar responsables, guardar registros. Poco describe qué pasa después, cuando algo cambia.
Y cambia constantemente. Lo interesante es que el Art. 26 está construido en cadena, así que un cambio en un extremo hace decaer cosas en el otro — y en un proceso llevado a mano, nada señala qué quedó afectado.
La cadena, leída de arriba abajo
Léanse las obligaciones del responsable del despliegue en orden y aparece una dependencia que el artículo no explicita pero que su estructura impone:
La finalidad prevista —la que fija el proveedor en las instrucciones de uso— determina la clasificación del sistema. La clasificación determina si el Art. 26 aplica siquiera: solo alcanza a quien despliega sistemas de alto riesgo. Y lo hace con fecha:
El artículo 26 aplica desde el 2 de diciembre de 2027 para los sistemas de alto riesgo del anexo III y desde el 2 de agosto de 2028 para los del anexo I; a los productos del anexo I, sección B, no le alcanza.
Cuando aplique, el 26(1) obliga a adoptar medidas técnicas y organizativas adecuadas para usarlo con arreglo a sus instrucciones de uso; el 26(2), a encomendar la supervisión humana a personas físicas con la competencia, la formación y la autoridad necesarias; el 26(6), a conservar los archivos de registro que el sistema genere automáticamente, en la medida en que estén bajo su control, durante un período adecuado a su finalidad prevista y de al menos seis meses, salvo que se disponga otra cosa en el Derecho de la Unión o nacional aplicable, en particular en el Derecho de la Unión en materia de protección de datos personales; y el 26(7), si quien despliega es empleador, a informar antes de usarlo en el lugar de trabajo a los representantes de los trabajadores y a los trabajadores afectados.
Cada eslabón se apoya en el anterior. Y de ahí sale la pregunta que casi nadie se hace: si cambia el primero, ¿qué pasa con los otros cuatro?
Tres cambios corrientes y su onda
Cambia la finalidad de uso. Una herramienta que ordenaba candidaturas por criterios administrativos pasa a puntuarlas por adecuación. La finalidad prevista es otra, luego la clasificación puede ser otra —evaluar a los candidatos está en el anexo III, punto 4, letra a), y si el sistema elabora perfiles no cabe la excepción del Art. 6(3)—, luego puede aplicar el Art. 26 donde antes no aplicaba — y con él la designación de supervisión, los registros y la información a los trabajadores. Y si quien cambia la finalidad es la empresa que despliega, sobre un sistema que no era de alto riesgo y de forma que pase a serlo, el Art. 25(1), letra c), la considera proveedora, con las obligaciones del Art. 16. Un cambio que en la práctica es activar una casilla del producto.
Cambia quién supervisa. La persona designada por el 26(2) se marcha o cambia de puesto. La obligación no se marcha con ella. Pero el documento que la nombraba sigue diciendo su nombre, y nada lo marca como caducado — y si la persona que queda no puede parar el sistema, la designación es nominal.
Cambia el sistema por debajo. El proveedor publica una versión con funciones nuevas. Las instrucciones de uso son otras, luego el uso «con arreglo a las instrucciones de uso» que exige el 26(1) se mide contra un texto distinto del que se leyó al desplegarlo.
En los tres casos, lo documentado sigue existiendo, legible y fechado. Solo ha dejado de describir la realidad.
Por qué a mano no se propaga
No es cuestión de diligencia. Es que la información necesaria para propagar no está en ningún sitio.
Para saber qué decae al cambiar la finalidad de un sistema, hace falta saber qué documentos, designaciones y decisiones dependían de esa finalidad. Esa relación —qué depende de qué— es exactamente lo que un conjunto de documentos separados no contiene. Cada uno describe su parte y ninguno sabe de los demás.
De modo que la propagación depende de que una persona recuerde la cadena entera en el momento en que ocurre el cambio. Y el momento en que ocurre el cambio suele ser una conversación operativa de cinco minutos que no pasa por esa persona.
Es el mismo modo de fallo que hace que un inventario en una hoja envejezca sin avisar: no se rompe nada, y por eso no se detecta. Aquí es peor en un aspecto — allí faltaba una fila; aquí lo que hay es coherente por dentro y falso por fuera.
La pregunta que lo convierte en un proceso
Hay una forma sencilla de meter esto en la operativa sin montar nada, y es cambiar el momento en que se pregunta.
En lugar de revisar periódicamente, enganchar una pregunta a los cambios que ya se comunican:
Cuando algo cambie en un sistema —para qué se usa, quién responde de él, a qué accede, qué versión corre— la pregunta es: ¿qué de lo que escribimos sobre él deja de ser cierto?
No hace falta responderla bien la primera vez. Hace falta que se haga, porque es la única que recorre la cadena hacia abajo. Y suele bastar con que la respuesta se anote junto al cambio, no en otro sitio.
Lo que conviene tener escrito, y es poco
Tres relaciones, no tres documentos.
Qué finalidad tiene cada sistema, con fecha. Es el primer eslabón; si no está fechado, no se puede saber si cambió.
Qué decisiones se apoyaron en esa finalidad. La designación de supervisión, la conclusión de clasificación, la decisión de qué registros conservar. Basta con nombrarlas.
Y quién se entera cuando algo cambia. No quién lo autoriza — quién recibe el aviso. Sin esa persona, los dos puntos anteriores describen una cadena que nadie recorre.
Ningún artículo exige este mecanismo en concreto, y conviene decirlo: en los sistemas de alto riesgo, el Reglamento pide medidas técnicas y organizativas adecuadas para usar el sistema con arreglo a sus instrucciones, con supervisión encomendada y registros conservados, y reconoce la libertad de quien despliega para organizar sus recursos al poner en práctica la supervisión humana (Art. 26(3)); no dicta el mecanismo para mantenerlo cierto. El mecanismo es tuyo, y es la parte que decide si lo demás sigue siendo verdad dentro de un año.
Contenido con arreglo a los artículos 2, 3, 6, 25, 26 y 113 y al anexo III del Reglamento (UE) 2024/1689, en la redacción dada por el Reglamento (UE) 2026/1744 (DOUE de 24/07/2026).
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico.