Términos de servicio

1. Partes

Estos Términos de Servicio regulan el acceso y uso de la plataforma Alethexis prestada por ALETHEXIS, S.L. (NIF B88758057), con domicilio en C/ Tirso de Molina 36, 08940 Cornellà de Llobregat (Barcelona) («Alethexis»), y la organización cliente que contrata el servicio («el Cliente»).

El Servicio se dirige exclusivamente a empresas, entidades y profesionales que actúan con fines propios de su actividad empresarial o profesional. Quien acepta estos Términos declara que tiene capacidad para vincular al Cliente y que no contrata como consumidor. Si una norma imperativa atribuyera a una persona la condición de consumidor, los derechos que de ella deriven no quedan excluidos por esta cláusula.

2. Objeto

Alethexis es una plataforma SaaS de governance de IA y RGPD dirigida a empresas. Permite inventariar sistemas de IA, clasificarlos por nivel de riesgo, documentar políticas, evaluaciones y evidencias, y generar documentación de apoyo al cumplimiento normativo.

Datos del producto. A efectos de estas Condiciones, del Acuerdo de Encargo del Tratamiento (DPA), de la Política de privacidad y del Registro de subencargados y proveedores, son «Datos del producto» los datos, documentos y ficheros que el Cliente y sus Usuarios introducen, importan o generan en el Servicio, incluidos inventarios, clasificaciones, evaluaciones, políticas, evidencias y documentos generados, contengan o no datos personales. El Acuerdo de Encargo del Tratamiento regula exclusivamente el tratamiento de los datos personales comprendidos en esos Datos del producto que Alethexis realiza por cuenta del Cliente. Los datos tratados por Alethexis como responsable independiente se rigen por la Política de privacidad.

2 bis. M3 — Gestión avanzada de riesgos, evaluaciones y documentación de sistemas de IA

El módulo M3 incorpora funcionalidades para organizar, documentar y mantener la trazabilidad de las evaluaciones, riesgos, controles y evidencias relacionados con sistemas de inteligencia artificial.

Incluye herramientas de apoyo documental dirigidas a organizaciones que actúen como proveedoras de sistemas de IA de alto riesgo, entre ellas la preparación y estructuración de documentación técnica conforme al anexo IV del Reglamento (UE) 2024/1689, la gestión de riesgos, la documentación relativa a gobernanza de datos, el seguimiento de actividades relacionadas con la evaluación de conformidad y la vigilancia poscomercialización.

Estas funcionalidades permiten generar borradores, organizar información, registrar decisiones y mantener evidencias aportadas o validadas por el Cliente.

Alethexis no realiza evaluaciones de conformidad por cuenta del Cliente, no actúa como organismo notificado, no certifica sistemas de IA y no emite ni firma declaraciones UE de conformidad en nombre del proveedor.

Corresponde al Cliente verificar la exactitud, integridad, suficiencia y adecuación jurídica y técnica de la documentación generada, efectuar las evaluaciones que le correspondan y adoptar las decisiones exigidas por la normativa aplicable.

La utilización del módulo no constituye por sí sola acreditación, certificación ni garantía de conformidad o cumplimiento normativo.

Lo anterior se entiende sin perjuicio de las obligaciones y responsabilidades que legalmente correspondan a Alethexis como prestadora del servicio.

3. Planes, ciclos, precio e impuestos

El plan, el ciclo de facturación (anual o mensual), los usuarios incluidos, los complementos (Agentic Add-on, usuarios adicionales) y el precio aplicables son los mostrados en el pedido o checkout aceptado por el Cliente. Los precios se expresan sin impuestos indirectos. El Cliente facilitará los datos fiscales necesarios, incluido el NIF-IVA cuando corresponda; Alethexis aplicará el tratamiento de IVA que exija la normativa aplicable. Los precios de referencia publicados en la página de precios pueden actualizarse para periodos futuros conforme a la cláusula 3 ter.

3 bis. Pago y activación

El ciclo anual se abona mediante adeudo directo SEPA; el ciclo mensual, mediante tarjeta. Las cuotas son exigibles por adelantado para el periodo contratado.

En el ciclo anual, Alethexis activa el acceso completo cuando el Cliente formaliza el mandato de adeudo SEPA, antes de confirmarse el cobro. La formalización del mandato no constituye confirmación del pago.

Incidencias de pago. Alethexis distinguirá las siguientes situaciones, que comunicará al Owner del Cliente mediante correo electrónico y aviso en el Servicio cuando produzcan una cantidad pendiente o una actuación que requiera su atención:

• Adeudo rechazado o cobro fallido: el adeudo o cargo no llega a ejecutarse satisfactoriamente.
• Adeudo devuelto tras el cobro: un importe previamente cargado es posteriormente devuelto.
• Operación discutida: existe una reclamación o disputa de pago pendiente de resolución.
• Factura declarada incobrable: el proveedor de pagos clasifica una factura como incobrable. Esta clasificación no equivale por sí sola a un rechazo bancario, no extingue necesariamente la deuda y requiere comprobar el importe realmente pendiente y exigible.
• Regularización: el Cliente satisface el importe exigible o se confirma definitivamente el cobro.
• Cancelación: la suscripción finaliza conforme a las condiciones de resolución del contrato.

Regularización. Cuando exista un importe vencido y exigible como consecuencia de un adeudo rechazado, devuelto o de una factura declarada incobrable, Alethexis comunicará al Owner la incidencia, el importe pendiente y la forma de regularizarlo. El Cliente dispondrá de 14 días naturales desde la comunicación acreditable para regularizar la situación. Este plazo podrá ampliarse a favor del Cliente, pero no reducirse unilateralmente para una incidencia ya comunicada.

Durante ese plazo se mantendrá el acceso contratado. En el ciclo mensual podrán realizarse los reintentos de cobro previstos por el proveedor de pagos.

Operaciones discutidas. Mientras exista una disputa formal pendiente de comprobación, planteada de buena fe, Alethexis no suspenderá automáticamente el Servicio por ese solo motivo. Si la resolución confirma una deuda exigible, se comunicará al Cliente y se le concederá el plazo de regularización correspondiente.

Suspensión reversible. Si transcurre el plazo de regularización sin que se satisfaga el importe exigible, Alethexis podrá, mediante aviso previo, suspender el acceso a los módulos contratados. La suspensión será reversible. El Owner conservará acceso a «Plan y facturación» para regularizar el pago y a las funciones de exportación disponibles. Los datos seguirán sujetos a los plazos contractuales de conservación y supresión. Una vez regularizado el pago, se restablecerá el acceso contratado.

Penalizaciones e intereses. Alethexis no aplicará penalizaciones contractuales ni recargos administrativos propios por una incidencia de pago. Esto no excluye los intereses de demora ni la indemnización por costes de cobro que puedan corresponder conforme a la legislación aplicable, en particular la Ley 3/2004, ni extingue las cantidades válidamente devengadas.

Derechos del Cliente. El procedimiento anterior no limita los derechos de devolución de operaciones de pago que correspondan al Cliente conforme a la normativa aplicable y al instrumento SEPA utilizado.

Resolución por impago. Si el incumplimiento persiste después del requerimiento y del procedimiento de regularización aplicable, Alethexis podrá resolver la suscripción previa comunicación al Cliente. En tal caso se aplicará el procedimiento de devolución o supresión de datos del DPA, sin perjuicio de las cantidades válidamente devengadas.

3 ter. Renovación, cancelación y cambios

La suscripción se renueva automáticamente por periodos sucesivos de igual duración, al precio vigente en la fecha de renovación, salvo cancelación antes de esa fecha desde el portal de facturación. La cancelación surte efecto al final del periodo pagado; no se reembolsan prorratas de periodos iniciados salvo obligación legal, error de facturación o compromiso expreso. Alethexis comunicará cualquier cambio de precio con al menos 30 días de antelación a la renovación en que se aplique.

El cambio de plan al alza se prorratea conforme a las condiciones económicas aplicables. El cambio a un plan inferior surtirá efecto al finalizar el periodo de facturación ya pagado. Desde ese momento dejarán de estar disponibles las funcionalidades no incluidas en el nuevo plan, sin que el cambio implique por sí mismo la eliminación de los datos previamente registrados. El Cliente conservará la posibilidad de exportarlos conforme a las condiciones del Servicio y del Acuerdo de Encargo del Tratamiento.

4. Periodo de prueba

Alethexis ofrece una prueba gratuita de 14 días sin medio de pago, que se activa al completar la configuración inicial. La prueba no se convierte en suscripción de pago salvo que el Cliente contrate expresamente un plan.

Al finalizar los 14 días de prueba sin contratación, se desactiva el acceso a los módulos. Los datos se mantienen durante un periodo adicional de 30 días para permitir la contratación y recuperación. Transcurrido ese plazo, se inicia la exportación y el procedimiento de supresión descrito en el Acuerdo de Encargo del Tratamiento.

4 bis. Cuentas de aula

Las cuentas de aula, destinadas a actividades de formación, se rigen además por el Anexo de condiciones de aula, que el Owner acepta de forma expresa, mediante una casilla independiente y no premarcada, antes de que la cuenta dé acceso, y que se publica en /legal/anexo-aula. En lo relativo a las cuentas de aula, el Anexo prevalece sobre estas Condiciones.

5. Uso aceptable

El Cliente se compromete a usar la plataforma conforme a la ley y a estos términos, a no introducir contenidos ilícitos, a custodiar sus credenciales y a responsabilizarse de la actividad de los usuarios de su cuenta. Alethexis podrá suspender el acceso ante un uso que comprometa la seguridad o la integridad del servicio.

5 bis. Integraciones: API de lectura, notificaciones salientes, acceso de auditor e inicio de sesión único

(a) Claves de la API. El Cliente es responsable de custodiar las claves de la API de lectura que genere y de revocarlas sin demora cuando dejen de ser necesarias o cuando sospeche que se han visto comprometidas. Cada clave se muestra una sola vez en el momento de crearla y no se puede volver a consultar: si se pierde, se revoca y se crea otra. Toda actividad realizada con una clave se imputa al Cliente.

(b) Límites de uso. El Servicio aplica límites de frecuencia y de volumen a la API, que constan en su documentación. Alethexis podrá suspender o revocar una clave cuyo uso comprometa la disponibilidad o la seguridad del Servicio, informando al Cliente.

(c) Receptores de notificaciones. El Cliente designa y configura las direcciones que reciben sus notificaciones salientes, y es responsable de su seguridad —incluidos el canal cifrado, la verificación criptográfica de la autenticidad e integridad de cada envío y el control de acceso del sistema receptor— y de la relación jurídica que mantenga con quien lo opere.

Un receptor designado por el Cliente no es subencargado de Alethexis : Alethexis se limita a enviarle la notificación siguiendo instrucción del Cliente. Su condición —encargado del Cliente, responsable independiente u otra— depende de su relación con el Cliente.

(d) Contenido de las notificaciones. Las notificaciones salientes llevan el tipo de evento, identificadores, un estado y una marca de tiempo . Para obtener el detalle, el receptor consulta la API autenticada. No existen campos destinados a contener datos personales.

(e) Datos personales en campos no destinados a ello. El Cliente se obliga a no introducir datos personales en campos que no estén destinados a contenerlos —nombres de sistemas, de herramientas, de proveedores, etiquetas y análogos—. Llamar a un sistema con el nombre de una persona convierte en dato personal un campo que el Servicio trata como técnico, en la interfaz, en la API y en las notificaciones.

(f) Auditores externos. El Cliente es responsable de autorizar a cada auditor, de decidir qué debe poder consultar y de asegurarse de que existe con él la relación jurídica y de confidencialidad adecuada . El acceso caduca siempre —7, 30 o 90 días—, el Cliente puede revocarlo en cualquier momento y puede concederlo con o sin descarga.

(g) Autenticación federada. Si el Cliente configura el inicio de sesión único, el proveedor de identidad lo contrata y lo administra él . Alethexis no crea cuentas a partir de esa identidad: solo accede quien ya ha sido invitado a la organización.

6. Disponibilidad del servicio

Alethexis pondrá medios razonables, conforme al estado de la técnica, para mantener el Servicio operativo y accesible de forma continuada. El Servicio no cuenta con un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) contractual con compensaciones económicas en los planes M1, M2 y M3 de esta fase de lanzamiento; Alethexis podrá ofrecer un SLA formal como opción adicional para clientes Enterprise en el futuro.

Las tareas de mantenimiento programado se comunicarán con un preaviso mínimo de 48 horas, salvo mantenimiento urgente por motivos de seguridad, en cuyo caso se notificará lo antes posible.

7. Limitación de responsabilidad

La plataforma es una herramienta metodológica de apoyo. No constituye asesoramiento jurídico ni sustituye los roles, decisiones y obligaciones que la normativa atribuye al Cliente. La conformidad normativa última es responsabilidad del Cliente.

En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, la responsabilidad total y acumulada de Alethexis frente al Cliente por cualquier reclamación derivada de o relacionada con estos Términos o el Servicio se limita al importe efectivamente pagado por el Cliente a Alethexis en los doce (12) meses anteriores al hecho que origina la reclamación.

Ninguna de las Partes será responsable frente a la otra de daños indirectos, lucro cesante, pérdida de datos o de negocio, salvo en los casos de dolo o culpa grave.

Esta limitación no se aplica: (i) a los supuestos de dolo o culpa grave; (ii) al incumplimiento de las obligaciones de confidencialidad; ni (iii) a la responsabilidad derivada del tratamiento de datos personales, que se rige por el Acuerdo de Encargo del Tratamiento (DPA).

8. Propiedad intelectual

El software, la marca, el diseño y los contenidos metodológicos de la plataforma son titularidad de Alethexis. El Cliente conserva la titularidad de los datos y documentos que introduce o genera con la plataforma.

9. Protección de datos

El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Privacidad y, cuando Alethexis actúa como encargado del tratamiento sobre los datos del Cliente, por el Acuerdo de Encargo del Tratamiento (DPA) que forma parte del contrato.

La activación de las integraciones descritas en la cláusula 5 bis —claves de API, receptores de notificaciones, proveedor de identidad y accesos de auditor externo— constituye una instrucción documentada del Cliente a efectos del artículo 28 del RGPD y de ese Acuerdo.

10. Vigencia y resolución

El contrato permanece vigente durante la suscripción y sus renovaciones. Cualquiera de las partes podrá resolverlo por incumplimiento material no subsanado tras requerimiento escrito, o de inmediato si el incumplimiento es insubsanable. Al terminar, el Cliente puede exportar sus datos durante el periodo de gracia y los datos personales tratados por Alethexis como encargado se devuelven o suprimen conforme a la cláusula 10 del Acuerdo de Encargo del Tratamiento .

11. Legislación aplicable

Estos Términos se rigen por el Derecho español y el Derecho de la Unión Europea directamente aplicable. Para las controversias contractuales, las partes se someten a los Juzgados y Tribunales de Barcelona, en la medida permitida por la normativa aplicable y sin perjuicio de las competencias de las autoridades administrativas y de protección de datos.

12. Idiomas, prelación y contrato completo

Los Términos se ofrecen en español e inglés; ambas versiones forman parte del marco contractual y expresan las mismas condiciones. En caso de discrepancia prevalece la versión española, sin perjuicio de normas imperativas. El pedido, estos Términos y el DPA constituyen el acuerdo aplicable; en materia de tratamiento por cuenta del Cliente prevalece el DPA.

13. Modificaciones

Alethexis podrá modificar las presentes Condiciones por causas objetivas y justificadas, incluidas modificaciones normativas, necesidades de seguridad, cambios técnicos y evolución de las funcionalidades o de la prestación del Servicio.

Las modificaciones contractuales se comunicarán al Cliente mediante correo electrónico y aviso en el Servicio, con una antelación mínima de 30 días naturales a su entrada en vigor.

Excepcionalmente, cuando una obligación legal o una necesidad urgente de seguridad debidamente justificada impida respetar dicho plazo, Alethexis podrá aplicar las modificaciones estrictamente necesarias con menor antelación, informando al Cliente de sus motivos y alcance tan pronto como sea posible.

Las modificaciones no podrán alterar unilateralmente el objeto esencial del contrato ni reducir sustancialmente las prestaciones contratadas durante un periodo ya abonado.

Cuando una modificación resulte materialmente desfavorable para el Cliente, este podrá rechazarla y resolver el contrato antes de su entrada en vigor, sin penalización y con devolución proporcional de las cantidades anticipadas correspondientes al periodo de servicio no disfrutado.

Las modificaciones que requieran aceptación expresa conforme a la legislación aplicable no se entenderán aceptadas por el mero silencio del Cliente.

Los cambios de precio se regirán por la cláusula 3 ter y se aplicarán conforme a sus reglas de renovación. Las modificaciones del Acuerdo de Encargo del Tratamiento (DPA) se regirán por su propio procedimiento contractual.

Alethexis mantendrá un historial de versiones que permita identificar la fecha de publicación, la fecha de efecto y los principales cambios introducidos.

Historial de versiones