Saber qué IA usas
Saber qué IA usa tu organización, para qué y con qué datos, en un único registro que se mantiene al día.
El inventario registra todos los sistemas de IA que utiliza tu organización: uno por cada función de IA diferenciada, también las que viven dentro de un software más grande. Es la piedra angular del producto: sin inventario no hay clasificación, ni controles, ni evaluaciones.
También es tu herramienta contra la shadow AI —sistemas que se usan sin que la dirección lo sepa—: lo que declaraste en el alta te sirve de lista de partida para no dejarte ninguno fuera.
La clasificación de riesgo, la due diligence de proveedores y los módulos M2 y M3 trabajan sobre los sistemas que registres aquí. Por eso el inventario no se cierra nunca del todo: es un registro vivo que sigue editable y vuelve a «En progreso» cuando añades un sistema nuevo.
Primero los datos básicos (nombre, proveedor, propósito, departamento), luego el detalle (tu papel, datos personales, si es un agente, notas). El propósito se describe en términos concretos —«análisis de radiografías panorámicas», no «diagnóstico»— porque orienta la clasificación posterior. El proveedor se puede vincular con su ficha en la due diligence de proveedores.
Para cada sistema indicas si tu organización lo usa bajo su autoridad (deployer), lo introduce en el mercado o lo pone en servicio con su nombre o marca (provider) o ambas cosas; la mayoría de las pymes son deployer. Marcas si procesa datos personales y de qué categorías: identificativos, salud, biométricos, financieros… Si el sistema actúa con autonomía, lo marcas como agente y se gestiona en el módulo Agentic.
Mientras rellenas, el panel «Ejemplos del sector» muestra sistemas habituales en tu sector. Con «Usar como base», el formulario se rellena con el ejemplo y cambias lo que no encaje con tu caso. Son orientativos: registra los que de verdad uses, se llamen como se llamen.
En cada fila marcas sus capacidades: genera texto, genera imágenes, audio o vídeo, conversa con personas, decide o recomienda sobre personas, elabora perfiles, actúa de forma autónoma, criba candidaturas… Es un registro tuyo: no clasifica nada por sí solo. Si cambias una capacidad después de clasificar, la clasificación de ese sistema queda en revisión.
Un sistema que dejas de usar se marca como inactivo en lugar de borrarse, para conservar el histórico; el filtro elige entre ver solo los activos o todos. El inventario recoge qué sistemas deciden sobre las condiciones de trabajo de tu plantilla (Real Decreto 723/2026, organizaciones en España). Registran y editan el Owner, el AI Officer y los Contributors; borrar, solo el Owner.
Los controles del catálogo de Alethexis que esta funcionalidad ayuda a documentar, con su base legal cuando la tienen y su naturaleza.
Para cada sistema documentar: nombre, proveedor, finalidad declarada, departamento usuario, fecha de despliegue, estado activo/retirado. Sin estos campos no puede ejecutarse ningún flujo de clasificación o evidencia posterior.
Determinar para cada sistema si la organización actúa como deployer, provider o both (Art.3.3 y Art.3.4). El diagnóstico condiciona qué obligaciones aplican y se persiste en el inventario para todos los flujos posteriores.
Base legal
Sin base legal directa.
Identificar y registrar todos los sistemas de IA en uso en la organización, incluyendo SaaS, APIs, copilotos, complementos (plugins) y modelos integrados en aplicaciones verticales. Es la base de toda la gobernanza posterior y precondición de la clasificación de riesgo (VIS-2).
Datos del catálogo de controles. Las etiquetas indican la naturaleza normativa de cada control; no son una declaración de cumplimiento.