Conviene empezar por lo que no dice la norma, porque en esta materia abundan las obligaciones inventadas.
La palabra «inventario» no aparece ni una vez en el Reglamento (UE) 2024/1689. No hay un artículo que diga «lleva una lista de tus sistemas de IA». Quien lo afirme está describiendo una buena práctica como si fuera un deber legal — el mismo error que atribuye obligaciones a quien no le tocan, aplicado aquí a algo que ni siquiera es de otro: simplemente no existe.
Hay una obligación de registro, sí, pero está acotada: el Art. 49(3) exige inscribirse en la base de datos de la UE antes de poner en servicio o utilizar un sistema del anexo III —salvo los de su punto 2— y solo obliga a los responsables del despliegue «que sean autoridades públicas, instituciones, órganos u organismos de la Unión, o personas que actúen en su nombre». A una empresa privada que no actúe en nombre de una autoridad pública no le aplica.
Dicho eso, viene la parte incómoda.
Serie Art. 26 → Este artículo trata el Art. 26 en su conjunto, no un apartado; el mapa de los doce apartados dice qué artículo trata cada uno.
Cómo están escritas las obligaciones que sí existen
Léelas seguidas y aparece un patrón que no es una interpretación: están redactadas por sistema, no por organización.
Son las del Art. 26, que alcanza solo a los responsables del despliegue de sistemas de alto riesgo y se aplica desde el 2 de diciembre de 2027 para los sistemas de alto riesgo del anexo III y desde el 2 de agosto de 2028 para los del anexo I; a los productos del anexo I, sección B, no le alcanza. El Art. 26(1) obliga a usar «dichos sistemas con arreglo a las instrucciones de uso que los acompañen». El Art. 26(2), a encomendar la supervisión humana de ese sistema a personas concretas. El Art. 26(5), a vigilar su funcionamiento. El Art. 26(6), a conservar «los archivos de registro que los sistemas de IA de alto riesgo generen automáticamente en la medida en que dichos archivos estén bajo su control».
Cada una nombra un sistema identificado, con sus instrucciones, su supervisor y sus logs. Ninguna se puede predicar de un parque que no se conoce, y no porque lo diga yo: porque así están escritas.
Ahí está la relación exacta entre el inventario y la norma. No es una obligación. Es la condición sin la cual las obligaciones no tienen sujeto sobre el que recaer.
El registro que sí es obligatorio es otro, y conviene no confundirlos
Aquí hay un cruce que se hace constantemente y que merece precisión.
El RGPD sí impone llevar un registro: el Art. 30(1) obliga a cada responsable a llevar «un registro de las actividades de tratamiento efectuadas bajo su responsabilidad», con, entre otros datos, los fines, las categorías de interesados y de datos, los destinatarios, los plazos y las medidas de seguridad.
Pero su objeto son actividades de tratamiento de datos personales, no sistemas de IA. Se solapan cuando el sistema trata datos personales, y no coinciden: un agente que no toca datos personales queda fuera del Art. 30 y, si es de alto riesgo, sigue dentro del Art. 26.
Un matiz que se cita mal a menudo: el Art. 30(5) dice que esas obligaciones «no se aplicarán» a las organizaciones de menos de 250 personas — pero el corte decae «a menos que el tratamiento que realice pueda entrañar un riesgo para los derechos y libertades de los interesados, no sea ocasional, o incluya categorías especiales de datos personales indicadas en el artículo 9, apartado 1, o datos personales relativos a condenas e infracciones penales a que se refiere el artículo 10». Un tratamiento incorporado a la operativa diaria no es ocasional. La exención es bastante más estrecha de lo que sugiere el titular.
Qué agrava un agente
Un sistema que sugiere y no está inventariado es un riesgo de omisión: alguien usa una herramienta que la organización no evaluó. Molesto, y en general reversible.
Un agente no inventariado es otra cosa, y la diferencia es la del artículo anterior de esta serie: actúa. Puede haberlo desplegado un equipo sin pasar por nadie, con las credenciales que tenía a mano, para resolver algo concreto. No hay pantalla que alguien abra ni resultado que alguien lea. Hay un proceso ejecutando acciones que nadie autorizó.
Eso desplaza el significado de «shadow AI». No es alguien usando un asistente conversacional por su cuenta — eso también pasa, y es un problema distinto. Es un proceso corriendo con permisos reales sobre sistemas reales, del que la organización no sabe ni que existe, y por tanto no tiene designado a nadie que pueda pararlo. Que es exactamente lo que el Art. 26(2) exige tener cuando el sistema es de alto riesgo.
Los controles técnicos no se aplican a lo que no está en la lista
Esta es la consecuencia práctica, y es más seca de lo que parece.
El Art. 26(1) pide medidas técnicas y organizativas. Una medida técnica —acotar permisos, limitar el alcance de una acción, exigir confirmación para lo irreversible, poder interrumpir la ejecución— se aplica a un sistema concreto. No hay forma de aplicar un control a algo que no se ha enumerado.
De modo que la secuencia es inevitable y no tiene atajo: primero saber qué hay, después decidir qué puede hacer cada uno. Al revés no se puede, y una organización que empiece por los controles descubrirá que los ha aplicado sobre la parte de su parque que ya conocía — que es justamente la que menos problema tenía.
Qué necesita tener una lista para servir de algo
No es una plantilla, y ninguno de estos campos sale de un artículo.
Qué hace, no cómo se llama. «Asistente de operaciones» no dice nada. «Responde consultas de clientes y actualiza el estado del pedido» sí, porque describe acciones — y las acciones son lo que se evalúa.
Si sugiere o si ejecuta. Es la línea que cambia todo lo demás, y la que casi ningún inventario recoge.
A qué tiene acceso. Un agente llega hasta donde llegan sus permisos, no hasta donde llega su descripción.
Quién lo puso ahí y quién puede pararlo. Dos personas, que a veces no son la misma — y si la segunda no existe, eso es lo que la lista tiene que dejar ver.
Cuándo se comprobó por última vez. Porque la lista envejece sola: las herramientas se amplían, los permisos se conceden y nadie avisa.
Ninguno de esos cinco campos es exigible por el Reglamento. Los cinco son lo que hace falta para poder contestar cuando alguien pregunte por las medidas que se adoptaron y por qué esas — y esa pregunta sí tiene artículo.
Contenido con arreglo a los artículos 26 y 49 del Reglamento (UE) 2024/1689 y al artículo 30 del Reglamento (UE) 2016/679, citado según el texto publicado en el DOUE L 119 de 4.5.2016 y verificado contra la versión consolidada.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico.