Demostrarlo
Las pruebas de lo que haces con la IA, en un solo sitio y localizables el día que alguien te las pide.
Tener las evidencias dispersas en correos y carpetas las hace inútiles en una inspección. Evidencias reúne en un repositorio único los registros de formación, los contratos, la documentación de los proveedores y los documentos que genera la propia plataforma, cada uno con su categoría, sus vínculos y su fecha de retención.
Alethexis no produce las evidencias: las organiza y las conserva. Las produces tú o las generan otras secciones. No valora si un conjunto concreto basta para una obligación: eso depende de tu actividad y de tu asesoramiento profesional.
Evidencias está incluida en todos los módulos. Lo que cambia de uno a otro es qué categorías puedes subir, a qué registros puedes vincular cada fichero y cuánto espacio tienes.
Arrastras el fichero y rellenas título, categoría y fecha de retención; si quieres, una descripción y el vínculo a un sistema, a un control o a una sección. Esa vinculación es la que hace la evidencia localizable después.
En M1 subes registros de formación, acuses de la política, contratos, documentación del proveedor e información a personas trabajadoras. M2 añade los registros de incidentes y el vínculo a decisiones, riesgos e incidentes; M3, los registros de funcionamiento del sistema, las comunicaciones con autoridades y el vínculo con la FRIA y la DPIA. Lo que el módulo no incluye se ve en el formulario, deshabilitado y con el módulo en que está disponible.
Los PDF de la política de uso, del comité, de la matriz RACI, de la FRIA y de la DPIA se registran en su categoría al generarse, según tu módulo. Estos no se borran desde Evidencias: se gestionan desde su sección de origen.
La pantalla te dice cuántos controles con etiqueta LM —obligación legal con mandato explícito— que te aplican siguen sin ninguna evidencia, para que sepas por dónde seguir. Si no hay controles LM que documentar, lo indica.
Cada evidencia lleva la fecha de retención que tú defines. El borrado nunca es automático: es siempre una decisión humana. Con M3, la plataforma avisa 30 días antes del vencimiento. Cada descarga se realiza mediante un enlace temporal y queda registrada.
Índice de evidencias en PDF
Lista cada evidencia con su título, su categoría, a qué está vinculada, la fecha de subida, la de retención y el tamaño. Se genera en el idioma legal de la cuenta y queda registrado con una huella de integridad SHA-256.
Los controles del catálogo de Alethexis que esta funcionalidad ayuda a documentar, con su base legal cuando la tienen y su naturaleza.
Mantener un inventario buscable de evidencias por tipo, sistema, fecha, autor, estado de aprobación. La capacidad de búsqueda determina el tiempo de respuesta a una solicitud de autoridad o cliente.
Configurar control de acceso por roles canónicos del producto: Auditor (lectura completa de evidencias auditables), AI Officer y DPO (lectura y escritura en su dominio), Owner (lectura completa más administración), Contributor (lectura/escritura limitada). El control se aplica vía RLS en base de datos.
Base legal
Sin base legal directa.
Datos del catálogo de controles. Las etiquetas indican la naturaleza normativa de cada control; no son una declaración de cumplimiento.
Los módulos se acumulan: M2 incluye todo lo de M1, y M3 incluye M1 y M2.