El Real Decreto 723/2026 obliga a la empresa a informar por escrito a cada persona trabajadora de los sistemas algorítmicos o automatizados que toman decisiones en su relación de trabajo. Saber que hay que hacerlo es la parte fácil. Esta guía va a la difícil: qué escribir, para quién, cuándo entregarlo y cómo demostrar que se entregó.
No hay un texto que copiar. La información tiene que describir los sistemas de cada empresa, y por eso nadie puede redactarla por ella. Lo que sigue es un esquema para ordenar el trabajo, no un modelo oficial ni una prueba de que la información sea suficiente.
Qué tiene que contener
El artículo 3.2.k) tiene dos capas, y conviene redactarlas por separado.
La primera es la existencia. El documento dice qué sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones se usan en la relación de trabajo. Esta capa no lleva condición: aplica a cualquier sistema de esa clase, sea o no inteligencia artificial y sea cual sea su nivel de riesgo.
La segunda son las reglas. Cuando un sistema se emplea para decidir sobre condiciones de trabajo, el documento explica sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento. La norma pone ejemplos de condiciones —duración y distribución de la jornada, asignación de tareas, salarios, progresión profesional, lugar de trabajo, extinción del contrato— precedidos de un «tales como»: son ilustraciones, no una lista cerrada.
Y una advertencia que el texto hace por omisión: el artículo 3.3 deja cumplir otras letras del mismo apartado con una referencia al convenio o a la ley. La letra k) no está en esa lista. La información sobre sistemas tiene que estar escrita en el documento.
Un esquema para redactarlo
Por cada sistema, cinco bloques. Los dos primeros responden a lo que pide la norma; los otros tres son recomendables para que la información se entienda y se pueda mantener.
- Qué sistema es. Nombre con el que la plantilla lo conoce, para qué se usa y en qué parte del trabajo interviene.
- Qué decide o ayuda a decidir. Si interviene en una condición de trabajo, cuál. Si no decide sobre condiciones, basta con dejar constancia de que existe.
- Con qué reglas. Para los que deciden sobre condiciones: qué datos usa, qué criterios aplica y qué consecuencia tiene para la persona. En lenguaje claro; una fórmula sin explicar no informa.
- Quién revisa. Si una persona valida o puede corregir el resultado, dónde y cómo. No lo exige la letra k), pero explica la decisión mejor que cualquier descripción técnica.
- Versión y fecha. Desde cuándo rige esta descripción, para poder informar de los cambios después.
Dos pruebas de lectura antes de dar el texto por bueno: que una persona sin formación técnica entienda qué decide el sistema sobre ella, y que la descripción coincida con lo que el sistema hace hoy, no con lo que decía el contrato con el proveedor.
A quién se entrega
A cada persona trabajadora, de forma individual. El capítulo del real decreto donde vive esta obligación se aplica a las relaciones laborales de más de cuatro semanas (art. 2.2).
No sustituye a la información colectiva. El artículo 64.4.d) del Estatuto de los Trabajadores ya daba a la representación legal derecho a ser informada de los algoritmos que inciden en las condiciones de trabajo y en el acceso y mantenimiento del empleo. Son dos destinatarios y dos documentos, y uno no cubre al otro.
Tampoco es información para los candidatos a un puesto: la obligación del real decreto nace con la relación laboral. En la página de selección de personal están las tres capas que conviven en ese sector.
Cuándo se entrega
- Altas nuevas: antes del inicio de la relación laboral (art. 7.1).
- Cambios: cualquier modificación —un sistema nuevo, un cambio en sus reglas, su retirada— se informa por escrito lo antes posible y, a más tardar, el día en que surta efecto (arts. 5.1 y 7.3).
- Plantilla que ya estaba contratada el 5 de octubre de 2026: a quien lo solicite, en treinta días hábiles desde la solicitud y siempre que no tuviera ya la información (disposición transitoria única). Los cambios posteriores a esa fecha siguen el plazo de los cambios.
Cómo se entrega y cómo se demuestra
En papel o en formato electrónico, siempre que la persona pueda acceder a la información, almacenarla e imprimirla, y que la empresa conserve la prueba de la transmisión o recepción (art. 6.2). La norma no pide un acuse firmado; pide poder demostrar la entrega, y eso se decide antes de enviar el primer documento, no después.
Para personas trabajadoras con discapacidad o con capacidad intelectual límite, la empresa tiene que asegurar que la información sea accesible y comprensible (art. 6.3).
La disposición adicional primera prevé un modelo de documento del SEPE y dice que su puesta a disposición no condiciona la exigibilidad de la obligación. Mientras no exista, la información se da por cualquier medio adecuado que garantice su constancia y accesibilidad.
Qué no es
No es una autorización para vigilar. El real decreto regula qué hay que contarle a cada persona, no qué puede hacer la empresa con sus datos. Los límites de la monitorización en el trabajo vienen de otras normas, entre ellas los artículos 87 a 91 de la LOPDGDD y el RGPD. Informar de un sistema no lo hace lícito.
No depende del AI Act. La obligación es del empleador, con independencia de si la empresa es proveedora o responsable del despliegue de un sistema de IA, y alcanza también a sistemas que no son inteligencia artificial.
La relación con el anexo III, punto 4, letra b)
El preámbulo del real decreto explica que este precepto se sustenta en varios artículos del Reglamento europeo de IA, en relación con el anexo III, punto 4, letra b). Esa letra califica de alto riesgo, entre otros, los sistemas de IA destinados a tomar decisiones que afecten a las condiciones de las relaciones laborales, a asignar tareas a partir de comportamientos o rasgos personales, o a supervisar y evaluar el rendimiento y el comportamiento de las personas.
Si un sistema de los que describes es, además, de alto riesgo por esa letra, se le sumará el artículo 26.7 del Reglamento: antes de ponerlo en servicio o utilizarlo en el lugar de trabajo, el empleador que lo despliega informará a los representantes de los trabajadores y a los trabajadores afectados. El artículo 26 aplica desde el 2 de diciembre de 2027 para los sistemas de alto riesgo del anexo III y desde el 2 de agosto de 2028 para los del anexo I; a los productos del anexo I, sección B, no le alcanza.
Son capas que se suman, no que se sustituyen: el documento del real decreto se entrega igual, sea el sistema de alto riesgo o no.
Contenido con arreglo al preámbulo y a los artículos 2.2, 3.2.k), 3.3, 5.1, 6.2, 6.3, 7.1 y 7.3, a la disposición transitoria única y a la disposición adicional primera del Real Decreto 723/2026, al artículo 64.4.d) del Estatuto de los Trabajadores, y al artículo 26.7 y al anexo III, punto 4, del Reglamento (UE) 2024/1689.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico.